Comment Atelier Visu a éliminé 8h de facturation manuelle par semaine
Génération automatique de devis, envoi de factures PDF, relances à J+7 et J+30 — zéro saisie, zéro impayé oublié.
Le Contexte
Atelier Visu est un studio de direction artistique freelance de 3 personnes. Chaque mois, ils gèrent 20 à 30 missions avec des clients différents. La facturation était entièrement manuelle : création du devis dans Notion, copier-coller en PDF, envoi Gmail, puis relance à la main si pas de paiement. Résultat : 8h perdues chaque semaine, et en moyenne 4 factures impayées non relancées par mois.
Défis identifiés
Notre Solution
Un workflow déclenché dès qu'un client signe un brief Tally :
Dès la signature du brief, un devis PDF numéroté est généré depuis un template Notion et envoyé par Gmail en moins de 2 minutes.
Une base Notion se met à jour automatiquement à chaque étape : devis envoyé, accepté, facture émise, payé.
Si la facture n'est pas marquée payée à J+7, un email de relance poli est envoyé automatiquement — sans intervention.
À J+30, une deuxième relance plus directe est envoyée avec la facture en pièce jointe et un lien de paiement.
Les Résultats
Premier mois complet après déploiement :
| Métrique | Avant | Après | Amélioration |
|---|---|---|---|
| Temps facturation hebdo | 8h | 0h | −100% |
| Impayés non relancés | ~4/mois | 0 | Éliminé |
| Délai moyen de paiement | 47 jours | 18 jours | −62% |
| Trésorerie récupérée | — | +3 200€ | 1er mois |
"Je passais mes lundis matin à faire des factures. Maintenant ça part tout seul le jour même. Et les relances automatiques m'ont récupéré plus de 3000€ d'impayés le premier mois."